Co je personální a mzdová agenda?
Personální a mzdová agenda čeká každého podnikatele či firmu, která má nějaké zaměstnance. Hned na začátku si pojďme jasně vymezit, co oba pojmy znamenají a v čem se liší:
| Co řeší? | Typy úkonů | |
| Personální agenda | Zákonné povinnosti vztahující se k zaměstnancům. | Vypracování pracovních smluv, formulářů pro zdravotní pojišťovnu a správu sociálního zabezpečení. BOZP, PO, lékařské prohlídky. |
| Mzdová agenda | Mzdy, tedy odměny pro zaměstnance. | Zpracování mezd, výpočet odvodů, daně, srážky, dovolené, bonusy…. |
Jednoduše řečeno: personální agenda řeší zaměstnance, mzdová agenda jejich odměnu. Obě oblasti jsou přitom velmi úzce propojené a nelze je od sebe oddělit.
Postupně si probereme:
1. Agenda při nástupu nového zaměstnance
2. Agenda při ukončení pracovního poměru
3. Pravidelné měsíční povinnosti zaměstnavatele
4. Roční povinnosti zaměstnavatele
5. Průběžné povinnosti
6. Povinnosti na žádost zaměstnance
Díky tomu získáte jasný přehled, co všechno je potřeba hlídat, aby byla agenda vedena v souladu se zákonem a bez zbytečných sankcí.
1. Agenda při nástupu nového zaměstnance
Povinnosti zaměstnavatele vůči státu a zaměstnanci začínají okamžikem, kdy s novým pracovníkem uzavřete pracovní smlouvu nebo dohodu.
Při nástupu nového zaměstnance musí personalista zajistit několik klíčových administrativních kroků:
- získat zápočtový list od předchozího zaměstnavatele,
- v případě důchodce doložit rozhodnutí o přiznání důchodu,
- případně vyžádat potvrzení o kvalifikaci, bezúhonnosti či zdravotní způsobilosti,
- shromáždit doklady pro uplatnění slev na dani,
- zjistit zdravotní pojišťovnu zaměstnance,
- zapsat číslo bankovního účtu pro zasílání mzdy,
- zajistit výstup z lékařské prohlídky a potvrzení o školení BOZP a PO,
- dle potřeby uzavřít dohodu o hmotné odpovědnosti nebo dohodu o srážkách ze mzdy.
Tyto kroky tvoří nezbytný základ pro vypracování pracovní smlouvy a zahájení pracovního poměru. Vypracováním smlouvy však personální agenda nekončí. Další postup mzdové účetní zahrnuje:
- přihlášení zaměstnance k zdravotní pojišťovně – do 8 dnů od nástupu,
- registrace zaměstnance k České správě sociálního zabezpečení – přihlášení zaměstnanců se s příchodem JMHZ značně mění. Změny probíráme v samostatném článku o JMHZ,
- registrace k dani z příjmů ze závislé činnosti – povinnost registrace vzniká s prvním zaměstnance. Jedná se o jednorázovou registraci, vyúčtování se provádí jednou ročně.
- sjednání pojištění odpovědnosti zaměstnavatele – pro pracovní úrazy a nemoci z povolání, které nyní poskytuje pouze Kooperativa. Povinnost vzniká automaticky každému zaměstnavateli, který zaměstnává alespoň jednoho pracovníka (i na DPP/DPČ). Pojistné se platí čtvrtletně.
Přihlášení k ČSSZ a příslušné zdravotní pojišťovně je třeba stihnout včas, jinak hrozí pokuta až 100 000 Kč, v případě nepřihlášení zaměstnance bez českého občanství platí ještě přísnější řežím. Zpřísněním zákona o nezaměstnanosti, byl zaveden pojem nehlášená práce se sankcí až 3.000.000 Kč.
2. Agenda při ukončení pracovního poměru
Při ukončení pracovního poměru mzdová účetní zajišťujezejména vyhotovení potřebných dokumentů, jako jsou závěrečné mzdové listy a potvrzení o zaměstnání. Dále provádí odhlášení zaměstnance od ČSSZ a jeho zdravotní pojišťovny. Aby tyto dokumenty mohla vyhotovit potřebuje mít od personalisty potřebné informace, které jsou zejména v dokumentu o ukončení pracovního poměru se zaměstnancem (dohoda o ukončení, výpověď, dohoda o odstupném atd.)
Konkrétně jde o tyto kroky:
- vystavení zápočtového listu pro nového zaměstnavatele,
- přepočet a proplacení nevyčerpané dovolené,
- vyhotovení mzdových listů,
- vystavení potvrzení pro Úřad práce k posouzení nároku na podporu v nezaměstnanosti,
- na žádost zaměstnance vyhotovení pracovního posudku.
Do 8 dnů od ukončení pracovního poměru je třeba zajistit:
- odhlášení zaměstnance u České správy sociálního zabezpečení (ČSSZ)
- odhlášení zaměstnance u jeho zdravotní pojišťovny.
Tato opatření zajistí, že po ukončení pracovního poměru nebude zaměstnanec ani zaměstnavatel evidován nesprávně a nedojde k žádným komplikacím.
3. Pravidelné měsíční povinnosti
Práce mzdové účetní se samozřejmě neváže pouze na zahájení či ukončení pracovního poměru. Stejně důležité jsou i rutinní úkony, které je třeba provádět každý měsíc a které se týkají především mezd, odvodů a dalších povinností zaměstnavatele vůči státu a zaměstnancům.
do 20. kalendářního dne následujícího měsíce:
Uhradit:
- odvod zdravotního pojištění na účet příslušné zdravotní pojišťovny,
- odvod pojistného na sociální zabezpečení na účet příslušné správy sociálního zabezpečení,
- odvod daně z příjmů ze závislé činnosti.
Odeslat:
- přehledu o platbě pojistného na zdravotní pojištění zaměstnavatele příslušné pojišťovně,
- přehledu o výši pojistného a vyplacených dávkách na ČSSZ – jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele, jaké údaje jsou součástí hlášení a které formuláře nahrazují si můžete přečíst v samostatném článku.
k datu výplatního termínu:
- výplata zaměstnanci,
- předání dokladu o jednotlivých složkách mzdy a srážkách,
- příprava mzdové závěrky pro účely účetnictví a archivace,
- předání výkonu rozhodnutí o srážkách ze mzdy oprávněné osobě.
4. Roční povinnosti zaměstavatele
Po skončení kalendářního roku čeká mzdové účetní celá řada dalších úkolů. Shrnuli jsme pro vás povinnosti, včetně termínů, do kterých byste je měli stihnout.
- Zpracování ročních mzdových listů a jejich archivace (minimálně 45 let).
- Archivace účetních dokladů – zahrnuje záznamy o evidenci pracovní doby, srážkách ze mzdy, pracovních cestách apod.
- Do 15.2.:
- Shromáždit podklady pro roční zúčtování záloh na daň z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti a daňového zvýhodnění, včetně podpisu daňového prohlášení.
- Nahlásit příslušné pobočce úřadu práce plnění povinného podílu zaměstnávání osob se zdravotním postižením a způsob plnění; provést odvod z neplnění tohoto podílu. Platí pro zaměstnavatelé s 25 a více zaměstnanci v pracovním poměru.
- Do dvou měsíců po konci roku:
- podat místně příslušnému finančnímu úřadu Vyúčtování daně z příjmů ze závislé činnosti (pokud se vyúčtování podává elektronicky, lhůta je do 20. března.)
- Do tří měsíců po konci roku:
- podat místně příslušnému správci daně Vyúčtování daně vybírané srážkou podle zvláštní sazby daně z příjmů fyzických osob.
5. Průběžné povinnosti
Součástí mzdové a personální agendy je také průběžné sledování a plnění rutinních úkonů, které zajišťují hladký chod firmy a správnou evidenci zaměstnanců. Mezi hlavní průběžné činnosti patří:
- vedení evidence docházky – směny, práce přesčas, pracovní cesty, čerpání dovolené apod.,
- hlášení ČSSZ v případě dlouhodobé pracovní neschopnosti (>14 dnů), nástupu na mateřskou dovolenou nebo vyhotovení evidenčních listů důchodového pojištění.
6. Povinnosti na žádost zaměstnance
Některé povinnosti vycházejí pouze ze žádosti samotného zaměstnance. Jde o různé administrativní úkony, které se týkají potvrzení a vyúčtování příjmů a odvodů. Mezi tyto úkony patří:
- do 31. 3. zpracování ročního zúčtování záloh na daň z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti, pokud o to zaměstnanec požádá
- do 8 dnů od podání žádosti vystavení potvrzení o době trvání zaměstnání,
- do 8 dnů od podání žádosti vystavení potvrzení o úhrnu vyměřovacích základů, z nichž bylo sraženo pojistné na zdravotní pojištění a sociální zabezpečení,
- do 10 dnů od podání žádosti vystavení potvrzení o zdanitelných příjmech.
Jak si ulehčit práci s mzdovým účetnictvím?
Po přečtení článku se vám možná zdá, že mzdová a personální agenda je opravdu rozsáhlá. A máte pravdu – správa zaměstnanců vyžaduje pečlivost a dodržování všech zákonných lhůt a povinností. Díky digitalizaci a dobře nastaveným postupům však může celá agenda fungovat hladce, přehledně a bez zbytečných komplikací.
Pokud hledáte spolehlivou podporu a odborné vedení, jsme tu pro vás. Kontaktujte nás a svěřte nám své účetnictví – starosti s ním můžete odložit jednou provždy.
