Co je to digitalizace účetnictví?
Mnoho firem dnes považuje své účetnictví za digitalizované jednoduše proto, že faktury neposílají poštou, ale elektronicky. Ve skutečnosti však existuje zásadní rozdíl mezi elektronickou podobou dokumentu a skutečně digitálním zpracováním účetních dokladů.
Pokud dodavatel zašle fakturu ve formátu PDF, účetní ji stále musí otevřít, zkontrolovat a přepsat potřebné údaje do účetního systému. Takový proces sice snižuje množství papírování, ale práci rozhodně nešetří. Opravdová digitalizace nastává až ve chvíli, kdy je možné data z dokladu automaticky načíst a zpracovat bez nutnosti ručního přepisování. A s tím pomůže právě specifický datový formát.
Typy elektronických faktur
Elektronické faktury lze obecně rozdělit do dvou skupin:
Obecné formáty
Nejčastěji se setkáte s fakturami ve formátu PDF. Pro člověka ideální formát, pro účetní software spíše ne. Informace jsou v něm totiž uloženy jako vizuální obsah, který je nutné dále rozpoznávat nebo ručně přepisovat.
Specifické datové formáty
Druhou skupinu tvoří strukturované elektronické faktury, mezi které patří zejména formáty ISDOC a ISDOCX. Ty byly vytvořeny přímo pro výměnu účetních a fakturačních dat mezi informačními systémy.
Díky jejich přesně definované struktuře dokáže účetní software automaticky rozpoznat jednotlivé údaje, jako jsou:
- identifikace dodavatele a odběratele,
- číslo faktury,
- datum vystavení a splatnosti,
- sazby DPH,
- položky faktury,
- celková částka.
Proč PDF nestačí?
PDF je skvělé pro zobrazení dokumentu, ale není ideální, pokud se chcete vydat cestou automatizace. Aby ho účetní systém přečetl, musí využívat technologie OCR (optické rozpoznávání znaků), které ale nejsou stoprocentně přesné.
Formáty ISDOC a ISDOCX tento problém řeší. Jedná se o český standard elektronické fakturace založený na formátu XML.
Co je ISDOC?
ISDOC (Information System Document) je otevřený standard určený pro elektronickou výměnu faktur mezi firmami a účetními systémy. Obsahuje strukturovaná data, která lze automaticky importovat do ekonomických a účetních programů.
Co je ISDOCX?
ISDOCX je rozšířením formátu ISDOC. Kombinuje datovou část ve formátu ISDOC s vizuální podobou dokumentu ve formátu PDF a případně dalšími přílohami v jednom souboru.
Příjemce tak získává dvě výhody současně:
- člověk si může fakturu pohodlně zobrazit,
- účetní software může automaticky načíst všechna data.
Právě proto je ISDOCX stále častěji doporučován jako moderní způsob elektronické fakturace.
Jak s ISDOC a ISDOCX pracovat
Práce s těmito formáty jednoduchá, stačí mít vhodný software. Řada účetních a ekonomických systémů umožňuje:
- export faktur do formátu ISDOC nebo ISDOCX,
- import přijatých faktur ve formátu ISDOC nebo ISDOCX,
- párování dokladů s bankovními pohyby,
- zpracování bez ručního přepisování údajů.
Před zavedením elektronické fakturace je vhodné ověřit, zda váš účetní software podporuje příslušné formáty a jaké možnosti automatizace nabízí.
Náležitosti elektronické faktury
Ať už fakturu vystavujete v PDF, ISDOC nebo ISDOCX, musí splňovat zákonné požadavky na daňový doklad. Elektronická forma sama o sobě obsah dokladu nemění.
Mezi základní náležitosti patří například:
- identifikace dodavatele a odběratele,
- daňové identifikační číslo,
- datum vystavení,
- datum uskutečnění zdanitelného plnění,
- rozsah a předmět plnění,
- sazba a výše DPH,
- celková částka.
Podrobnosti o povinných údajích najdete v našem článku Jak napsat daňový doklad.
Archivace elektronických faktur
Stejně jako papírové doklady je nutné i elektronické faktury správně archivovat. Důležité je zajistit:
- čitelnost dokumentů po celou dobu archivace,
- ochranu před neoprávněnými změnami,
- možnost dohledání dokladu při kontrole.
Výhodou digitální archivace je rychlé vyhledávání dokumentů, úspora fyzického prostoru a jednodušší sdílení mezi účetními, auditory nebo daňovými poradci.
Na digitalizaci nejste sami
Technologie se mění rychle a je ten nejvyšší čas začít digitalizovat účetní procesy. Skutečnou úsporu času a snížení chybovosti přináší právě využívání strukturovaných formátů, jako jsou ISDOC a ISDOCX, které umožňují automatické zpracování účetních dokladů.
Pokud zvažujete digitalizaci účetních procesů nebo si nejste jistí, jaké řešení je pro vaši firmu nejvhodnější, ozvěte se nám. Rádi vám pomůžeme nastavit efektivní a moderní účetnictví, které bude následovat potřeby vašeho podnikání.
