Proč digitalizovat?
Tlak na digitalizaci účetnictví dlouhodobě roste, a to nejen kvůli legislativě, ale především kvůli efektivitě. Firmy, které stále pracují s ručním přepisem faktur nebo jejich „digitální podobou“ v PDF, často zbytečně ztrácejí čas i peníze.
Elektronická fakturace přináší možnost automatizace, která zásadně snižuje chybovost a zrychluje celý proces od přijetí faktury až po její zaúčtování. Zároveň umožňuje lepší kontrolu nad cash-flow a celkovou finanční agendou.
Chyby č. 1: PDF není elektronická faktura
Nejrozšířenější omyl v praxi je představa, že faktura v PDF formátu je elektronická faktura. Z pohledu účetnictví to ale není pravda.
PDF je pouze vizuální reprezentace dokumentu. Je určené pro čtení člověkem, nikoliv pro automatické zpracování systémem. Účetní software z něj nedokáže spolehlivě a jednoznačně vytěžit data, jako jsou položky, DPH nebo identifikace partnerů.
Výsledkem je, že se i v „digitálním prostředí“ často vracíme k ruční práci. K přepisování údajů, kontrolám a opravám. Tím ale ztrácíme hlavní výhodu digitalizace.
Skutečná elektronická faktura musí být datový soubor, který je strukturovaný a strojově čitelný.
Co je správný formát elektronické faktury
Aby bylo možné mluvit o skutečné elektronické faktuře, musí dokument splňovat jednu klíčovou vlastnost:
- musí být zpracovatelný účetním systémem bez nutnosti ručního zásahu.
V českém prostředí se nejčastěji používá formát ISDOC, případně jeho rozšířená varianta ISDOCX. Tyto formáty tak představují základní stavební kámen skutečné digitalizace.
Jejich hlavní výhodou je, že data nejsou „ukrytá v dokumentu“, ale jsou přímo strukturovaná – systém je tedy může automaticky načíst, zkontrolovat a zaúčtovat.
TIP: Pokud si nejste jistí, jak přesně má vypadat daňový doklad a jaké náležitosti musí splňovat, připravili jsme na toto téma samostatný článek.
Chyba č. 2: Software nepodporuje ISDOC
Další velmi častý problém nastává ve chvíli, kdy firma formálně přejde na elektronické doklady, ale její účetní systém na to není připravený.
V praxi to znamená, že:
- systém neumí ISDOC importovat
- nebo ho neumí plně využít
- nebo je nutné data stejně ručně upravovat.
Výsledkem je situace, kdy digitalizace existuje jen „na papíře“, ale reálně se proces nezjednoduší.
Před samotným přechodem je proto klíčové ověřit nejen technickou podporu formátu, ale i to, jak je implementovaný v reálném workflow účetnictví.
Chyba č. 3: Interní procesy se nemění
Jedna z nejpodceňovanějších oblastí digitalizace je ta procesní.
Firmy často řeší pouze formát faktur, ale zapomínají na to, že elektronická faktura mění celý způsob práce s doklady.
Typicky chybí:
- jasně definovaný proces příjmu faktur.
- nastavené schvalování,
- elektronický podpis nebo pečeť,
- proškolení zaměstnanců.
Bez těchto kroků dochází k tomu, že se digitální nástroj používá „starým způsobem“ a jeho přínos se výrazně snižuje.
Chyba č. 4: Špatná archivace
Další zásadní omyl se týká archivace. Mnoho firem stále pracuje s představou, že stačí fakturu vytisknout a uložit do šanonu.
U elektronických dokladů to ale nestačí.
Elektronická faktura musí být uchovávána v původní elektronické podobě tak, aby byla po celou dobu archivace:
- čitelná pro systémy,
- neměnná,
- dohledatelná.
Papírová kopie sice může sloužit jako orientační dokument, ale nenahrazuje originální elektronický záznam.
Chyba č. 5: Čekání na zákon
Mnoho firem digitalizaci odkládá s tím, že jim to zatím zákon nepřikazuje. Tento přístup ale obvykle vede k tomu, že přechod proběhne pod tlakem, bez přípravy a bez optimalizace procesů.
Přitom správně nastavená elektronická fakturace přináší výhody okamžitě. Nejen v podobě úspory času, ale i v celkové kontrole nad účetnictvím.
Jak začít správně
Správný přechod na elektronické doklady není jednorázový krok, ale kombinace technického a procesního nastavení.
Tady je checklist, co musíte udělat, aby byl přechod na digitální účetnictví v pořádku:
- Ověření systému: Ověřit, zda účetní software podporuje ISDOC nebo ISDOCX v plném rozsahu.
- Komunikace s partnery: Sladit komunikaci s dodavateli a odběrateli pro výměnu dat ve strojově čitelné podobě.
- Interní workflow: Nastavit procesy od příjmu faktur přes schvalování až po archivaci.
- Zapojení lidí: Zajistit, aby lidé byli do nových procesů zapojeni a softwarové nástroje se využívaly naplno.
- Zabezpečení a optimalizace: Vyřešit elektronické podpisy, pečetě a detailní optimalizaci celého postupu.
Nejste na to sami
Přechod na plnou digitalizaci se může na první pohled zdát jako složitý proces plný technických detailů a procesních změn. Nemusíte na to ale být sami a procházet celou touhle cestou metodou pokus-omyl.
Pokud hledáte spolehlivou podporu a odborné vedení, jsme tu pro vás. Kontaktujte nás a svěřte nám své účetnictví – starosti s ním můžete odložit jednou provždy.
